Metode Outsourcing pada Sistem Pelayanan Informasi dan Perizinan Investasi Secara Elektronik (SPIPISE)

Nama               : Hesthi Setyoprathiwi

NIM                : P056090123.32E

Angkatan        : E-32

I. PENDAHULUAN

Saat ini hampir setiap perusahaan dan organisasi memiliki sistem informasi tersendiri untuk mendukung pencapaian tujuannya. Sistem Informasi adalah sekumpulan orang, hardware, software, prosedur dan sumber daya yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manfaat dari penggunaan Sistem Informasi di perusahaan antara lain meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam bisnis proses, membantu pengambilan keputusan manajerial dan mempermudah komunikasi dalam kelompok kerja (O’Brien, 2005).

Tujuan umum sistem informasi manajemen adalah menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Selain itu juga menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Manfaat dari penggunaan Sistem Informasi di perusahaan adalah antara lain meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam bisnis proses, membantu pengambilan keputusan manajerial dan mempermudah komunikasi dalam kelompok kerja.

Sistem Informasi juga digunakan di lembaga negara untuk mendukung bisnis proses di lembaga tersebut. Salah satu Lambaga Negara yang menggunakan sistem informasi adalah Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM). Tugas dan fungsi BKPM secara umum adalah melakukan pengkoordinasian kegiatan yang berhubungan dengan penanaman modal di Indonesia. Salah satunya adalah kegiatan pelayanan perizinan dan non perizinan di bidang penanaman modal.

Pemerintah saat ini sedang berusaha menigkatkan iklim dan realisasi investasi. BKPM dituntut agar dapat mendukung penuh program tersebut. Salah satu yang diusahakan oleh pemerintah melalui BKPM adalah Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP). Untuk mendukung kegiatan tersebut, terdapat beberapa Peraturan Kepala BKPM yang mengatur pelaksanaan PTSP tersebut, yaitu :

v     Peraturan Kepala BKPM No.11 Tahun 2009 Tentang Tata Cara Pelaksanaan, Pembinaan, dan Pelaporan Pelayanan Terpadu Satu Pintu di Bidang Penanaman Modal.

v     Peraturan Kepala BKPM No.12 Tahun 2009 Tentang  Pedoman dan Tata Cara Permohonan Penanaman Modal.

v     Peraturan Kepala BKPM No.13 Tahun 2009 Tentang Pedoman dan Tatacara Pengendalian Pelaksanaan Penanaman Modal.

v     Peraturan Kepala BKPM No.14 Tahun 2009 Tentang Sistem Pelayanan Informasi dan Perizinan Investasi Secara Elektronik.

Pada Perka No. 14 Tahun 2009 diatur tentang tata laksana penyelenggaraan Sistem Pelayanan Informasi dan Perizinan Investasi Secara Elektronik (SPIPISE) guna mendukung keberhasilan program PTSP dan pada akhirnya diharapkan dapat menyebabkan peningkatan investasi di Indonesia.

Penyiapan SPIPISE menjadi salah satu tugas dari Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) BKPM. Dalam hal penyediaan sistem informasi yang dibutuhkan dalam SPIPISE, Pusdatin BKPM tidak melaksanakan sendiri dengan menggunakan sumber daya internal yang ada, namun memanfaatkan jasa outsourcing yang ditunjuk melalui proses tender pengadaan barang dan jasa.

II. TINJAUAN PUSTAKA

Pengembangan Sistem informasi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi sebuah perusahaan atau organisasi dapat dilakukan dengan tiga macam cara, yaitu insourcing, co-sourcing dan outsourcing.

Insourcing adalah mendelegasikan pekerjaan kepada seseorang di dalam perusahaan, sebagai lawan dari seseorang di luar perusahaan (outsourcing). Salah satu alasan untuk melakukan insourcing antara lain jika perusahaan outsourcing sebelumnya yang diberikan tugas tertentu tidak memberikan kepuasan dalam menyelesaikan tugas tersebut. Perusahaan kemudian menunjuk seorang yang dipercaya dari dalam perusahaan untuk melakukan pekerjaan tersbut dengan lebih baik.

Outsourcing dalam organisasi berarti pembelian/pengadaan barang atau jasa kepada pihak ketiga, yang sebelumnya disediakan secara internal (O’Brien and Marakas, 2010). Sedangkan menurut Wijers and Verhoef (2009), outsourcing adalah memindahkan aktivitas bisnis kepada pihak ketiga. Outsourcing juga diartikan transfer layanan(yang akan diterapkan), staf dan aset yang berhubungan, ke penyedia layanan khusus dan kemudian menyelesaikan pekerjaan tersebut sesuai jangka waktu kontrak, tingkat kualitas layanan dan kompensasi finansial yang sesuai dengan perjanjian.

Outsourcing dalam Teknologi Informasi berkembang menjadi pilihan bisnis strategik dewasa ini. Organisasi semakin fokus pada kompetensi intinya, dan kemungkinan untuk melakukan kontrak secara teknis semakin berkembang. Kebanyakan organisasi sekarang mempertimbangkan pilihan operasi dengan biaya lebih efisien dan penyedia eksternal dapat menyediakan pelayanan IT dengan biaya rendah (Wijers and Verhoef, 2009).

Ada beberapa alasan mengapa suatu organisasi menggunakan outsourcing untuk penyediaan siste informasinya seperti yang diungkapkan oleh O’Brien and Marakas (2010) dalam Tabel 1. Dalam Tabel 1 juga dijabarkan faktor yang menjadi pertimbangan dalam pemilihan vendor outsourcing, faktor yang mendukung suksesnya outsourcing dan wilayah IT yang dapat diberikan kepada outsourcing.

Tabel 1. Hal-hal yang Berhubungan dengan Outsourcing

Keuntungan daripada Insourcing antara lain:

  1. Tingkat pengawasan tinggi.
  2. Dapat melihat secara keseluruhan dari proses.
  3. Lebih ekonomis dalam hal ruang lingkup dan ukuran.

Kekurangan daripada Insourcing adalah :

  1. Mengurangi fleksibilitas strategi.
  2. Membutuhkan investasi yang tinggi.
  3. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.

III. PEMBAHASAN

Sistem Pelayanan Informasi dan Perizinan Investasi secara Elektronik (SPIPISE)  adalah Sistem Elektronik pelayanan perizinan dan nonperizinan yang terintegrasi antara BKPM dan Kementerian/Lembaga Pemerintah Non Departemen yang memiliki kewenang perizinan dan nonperizinan, PDPPM dan PDKPM. Peraturan Kepala BKPM No. 14 Tahun 2009 dimaksudkan untuk mengatur penanaman modal, penyelenggara Pelayanan Terpadu Satu Pintu di bidang penanaman modal, serta instansi teknis dalam mengajukan permohonan, atau penyelenggaraan perizinan dan non perizinan dengan SPIPISE. SPIPISE terdiri dari subsistem informasi penanaman modal, subsistem pelayanan penanaman modal dan subsistem pendukung.

Untuk mendukung pelaksanaan peraturan tersebut, maka dibutuhkan suatu piranti lunak (software) yang dapat digunakan untuk memberikan pelayanan tersebut. Walaupun pembuatan sistem informasi tersebut menjadi tanggung jawab Pusat Data dan Informasi (Pusdatin), namun BKPM lebih memilih metode outsourcing daripada insourcing dalam melaksanakan pengadaan software tersebut. Hal ini karena pertimbangan sebagai berikut :

  1. Mengurangi dan mengontrol biaya operasi.

Pemilihan pihak ketiga telah mempertimbangkan faktor biaya yang dihitung secara keseluruhan dari awal hingga akhir waktu pengerjaan, sehingga biaya dapat diketahui dan dikontrol sejak awal pengerjaan.

  1. Tidak tersedianya sumber daya yang dibutuhkan di internal BKPM.

Kurangnya sumber daya yang tersedia di internal BKPM sehingga apabila pekerjaan tersebut akan dikerjakan insourcing dibutuhkan tambahan sumberdaya seperti SDM dan peralatannya, yang pastinya akan membutuhkan dana besar.

  1. Sumber daya yang ada dialokasikan untuk fungsi lainnya

Sumber daya yang tersedia sebenarnya bisa digunakan, namun karena dibutuhkan untuk menangani pekerjaan yang lebih substansial, maka lebih baik menggunakan outsourcing untuk menangani pekerjaan yang bersifat teknis.

  1. Membagi resiko

Pekerjaan pembuatan sistem tentunya memiliki resiko atas kegagalan dan kerusakan. Dengan menggunakan outsourcing, maka apabila terjadi kerusakan pihak internal dapat meminta vendor untuk memperbaikinya.

Jika pekerjaan pengadaan sistem informasi dilaksanakan dengan insourcing, maka hal-hal tersebut sulit untuk didapat. Terutama untuk masalah sumber daya, seperti sumber daya manusia. Jika BKPM secara khusus merekrut orang yang ahli dalam pembuatan sistem belum tentu setelah proyek tersebut selesai, para ahli tersebut masih memiliki pekerjaan yang khusus. Hal tersebut akan menyebabkan adanya tenaga kerja yang tidak efisien.

Pemilihan vendor pelaksana pekerjaan dilakukan dengan metode penunjukan pihak ketiga melalui proses lelang. Perusahaan calon penyedia sistem tersebut harus mengajukan penawaran kepada panitia pengadaan barang dan jasa di BKPM. Setelah dilakukan dan ditentukan pemenangnya, pekerjaan tersebut baru dapat dilaksanakan. Dalam penentuan pemenang, panitia pengadaan barang dan jasa memiliki kriteria yang harus dipenuhi, antara lain :

  1. Komitmen pada kualitas, artinya vendor dapat memenuhi kualifikasi yang ditetapkan.
  2. Harga, harus realistis dan sesuai dengan pagu anggaran yang ada
  3. Referensi/reputasi, dilihat dari pengalaman vendor tersebut melaksanakan pekerjaan yang serupa.
  4. Waktu kontrak yang fleksibel, walaupun telah tertulis waktu penyelesaian pekerjaan, namun bila masih dibutuhkan vendor tersebut masih berkenan untuk dimintakan bantuannya.
  5. Kemampuan sumber daya, melihat sumber daya yang dimiliki vendor untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Pekerjaan yang dilakukan oleh vendor tersebut meliputi :

  1. Pengembangan aplikasi
  2. Pelatihan, untuk user yang berhubungan langsung dengan sistem
  3. Perawatan dan perbaikan
  4. Konsultasi dan pembangunan ulang

Dalam melaksanakan pekerjaannya, vendor tersebut harus memperhatikan faktor-faktor yang menentukan keberhasilan pekerjaan yang dilakukan antara lain harus adanya kesamaan tujuan dan persepsi tentang sistem yang akan dibuat, antara vendor dengan user. Untuk mencapai kesamaan tersebut harus terjalin komunikasi yang terbuka antar individu atau kelompok yang terlibat.

IV. KESIMPULAN

Pemilihan metode outsourcing atau insourcing dalam suatu organisasi tergantung dari berbagai faktor. Idealnya seluruh pekerjaan dikerjakan secara insourcing dengan memanfaatkan sumberdaya yang ada. Namun jika hal tersebut tidak efisien dan akan mengganggu fokus dalam menjalankan core-business, maka pekerjaan dapat dilakukan secara outsourcing.

Dalam kasus penyiapan SPIPISE menjadi salah satu tugas dari salah satu biro di BKPM, yaitu Pusat Data dan Informasi. Dalam hal penyediaan sistem informasi yang dibutuhkan dalam SPIPISE, Pusdatin BKPM tidak melaksanakan sendiri dengan menggunakan sumber daya internal yang ada, namun memanfaatkan jasa outsourcing yang ditunjuk melalui proses lelang.

Pemilihan metode outsourcing didasarkan pada beberapa alasan, antara lain mengurangi dan mengontrol biaya operasi, tidak tersedianya sumber daya yang dibutuhkan di internal BKPM, sumber daya yang ada dialokasikan untuk fungsi lainnya dan kemudahan membagi resiko.

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, James A. and George M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, 5th ed. Mc. Graw-Hill/Irwin. New York.

Wijers, Gerard and Denis Verhoef. 2009. IT Outsourcing Part I : Contracting The Partner – A Management Guide. Van Haren Publishing. Netherlands

http://www.businessdictionary.com/definition/insourcing.html

KOMENTAR TERHADAP BLOG

1.   http://itkelinik.com/?p=113&cpage=1#comment-92

Saya setuju bahwa kegagalan outsourcing IT project sering terjadi karena kurangnya perencanaan dan keterlibatan user.
vendor outsourcing harus melibatkan user internal yang mengerti substansi dan tujuan organisasi, untuk memberikan informasi kpd vendor tsb dalam proses perencanaan dan pembuatan sampai dengan penyelesaian proyek.

2.   http://www.tech-id.co.cc/2010/05/pendekatan-pengembangan-sistem.html?

Info yang bagus untuk menambah wawasan tentang kelebih dan kekurangan setiap metode. Setiap organisasi memiliki pilihan masing-masing sesuai kebutuhan perusahaan dalam pencapaian tujuannya. Terimakasih..

3.   http://adelaide.ec21bloger.com/2010/07/27/is-outsource-website-development-services-beneficial/comment-page-1/#comment-933

I agree with you that the more efficient use of outsourcing to create a website for your marketing needs, but you have to chose a right development company.
You can give more attention to running the firm core competency.

4.   http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/comment-page-1/#comments

Wah materinya bagus sekali untuk diikuti oleh perusahaan atau organisasi yang akan memutuskan apakah akan menggunakan insourcing atau outsourcing dalam melaksanakan suatu proyek atau pekerjaan, karena dibahas keuntungan dan kerugian serta resiko penggunaan outsourcing..smoga akan ada even2 spt ini yang lebih dipubilkasikan..sukes!

5.   https://www.blogger.com/comment.g?

Artikel yang menarik..sedikit pendapat saya, End User Development baik dilakukan apabila sumber daya internal mendukung pelaksanaan pekerjaan. Namun outsourcing juga masih dapat dilaksanakan, dengan melibatkan PIC internal yang dapat memberikan informasi yang terbuka dan jelas untuk membantu vendor menyelesaikan pekerjaannya..tks..:)

6.   http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/#comment-70

masalah kerahasiaan jg yang sempat terlintas di pikiran saya..input data dengan jasa outsourcing dapat menghemat waktu karyawan internal, namun memang perlu kontrak perjanjian yang ketat, terutama bila menyangkut data yang bersifat rahasia dan penting…tks

7.   http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

melalui pembahasan di atas, menambah pengetahuan tentang keuntungan dan kekurangan setiap metode pengadaan sistem informasi. saya berpendapat bahwa untuk menentukan metode mana yang akan digunakan harus dipertimbangkan dari sisi efisiensi, efektifitas dan resiko.

8.   http://www.makalahmanajemen.com/2010/06/manajemen-sistem-informasi.html#comment-form

pembahasan yang menarik tentang sistem informasi manajemen..jadi menurut anda, outsourcing dapat digunakan perusahaan untuk menghadapi perubahan..perubahan yg bagaimana ya? tks 🙂

9.   http://stevendavid.blog.binusian.org/2009/12/03/it-sourcing-methods/#comment-53

penjelasan yang enak untuk dibaca karena dikemas dengan tabel2 berbandingan yang menarik..untuk pemilihan metode yang dipilih menurut saya tergantung dari kesiapan sumber daya perusahaan, efektifitas, efisiensi, biaya dan tingkat resiko…sukses

10. http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-outsourcing-bidang-teknologi-informasi-8.html#CommentForm

Menurut saya penggunaan outsourcing tetap dapat dilakukan dengan tetap memperhatikan faktor efisiensi dan resiko..harus ada pengawasan dan perjanjian kerahasiaan dengan user..thx..

11. http://nikoerg.blogspot.com/2009/08/is-development-outsourcing.html

saya setuju bahwa ousourcing dapat membantu kerja perusahaan. utnuk pemilihan vendor, selain aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial perlu diperhatika juga faktor resiko, apalagi jika pekerjaan yang di-outsourcing-kan menyankut data perusahaan..tks

12. http://wildawilda.wordpress.com/wp-comments-post.php

Menurut saya untuk penggelolaan pengendalian pengamanan sistem informasi masih Efektif dilakukan secara insourcing oleh internal perusahaan.

13. http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4312

Outsourcing untuk pengadaan IT lebih efektif dan efisien jika telah disesuiankan dengan kebutuhan perusahaan dalam bisnis proses dan tujuannya

14. http://rivafauziah.wordpress.com/wp-comments-post.php

penawaran yang menarik, karena menawarkan bukan hanya pembangunan sistem tapi sampai tahap perawatannya..yang perlu diperhatikan apakah ada jaminan kerahasiaan data dari perusahaan?terima kasih

15. http://blogs.konsep.net/micowendy/2008/portal-outsourcing-it-consultant-pm-indonesia/comment-page-1/#comment-997

portal informasi seperti ini dibutuhkan untuk perusahaan yang membutuhkan informasi outsourcer IT..sukses! 🙂

16. http://lianna.blog.binusian.org/wp-comments-post.php

pembahasan yang lengkap tentang kelebihan dan kelemahan serta tahapan outsourcing..bermanfaat sekali untuk referensi..terima kasih

17. http://duabelasblogs.blogspot.com/2010/06/e-commerce-perkembangan-teknologi.html?

perkembangan e-commerce saat ini sangat baik, pembuatan soft ware yang mendukung e-commerce dapat dilakukan oleh outsourcing

18. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html/comment-page-1#comment-166

UKM juga membutuhkan Sistem informasi untuk mendukung usahanya. untuk membantu perusahaan fokus pada core-business, maka pembuatan SI dapat didelegasikan pada outsourcing

19. http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/comment-page-1/#comment-71

Saya setuju bahwa outsourcing menjadi pilihan karena tugas manajemen yang banyak dan cenderung kekurangan waktu, sementara harus mengejar target kinerja yang diinginkan. Namun tetap harus memperhatikan efektifitas dan efisiensi serta resiko yang ada.

20. http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1721

Perusahaan outsourcing IT harus dapat melihat peluang dan kepentingan pasar/konsumen.



Skip to toolbar